Privacyverklaring

1. Over deze verklaring

Identi Media is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Onze gegevens:

• Identi Media
• Kamer van Koophandel: [KVK-NUMMER]
• Btw-identificatienummer: [BTW-NUMMER]
• E-mail: info@identimedia.nl
• Telefoon: [TELEFOONNUMMER]

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

2. Welke gegevens wij verwerken

Gegevens die je zelf aan ons verstrekt

Wanneer je het contactformulier invult, ons mailt of belt, verwerken wij de gegevens die je daarbij aan ons doorgeeft:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• De inhoud van je bericht
• Overige gegevens die je zelf in de correspondentie opneemt

Gegevens van klanten

Bij een samenwerking verwerken wij daarnaast gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst en de administratie, zoals factuur- en adresgegevens, contactgegevens van medewerkers die ons aanspreekpunt zijn, en toegangsgegevens tot kanalen voor zover die aan ons worden verstrekt.

Gegevens die automatisch worden verzameld

Onze webhosting legt technische gegevens vast die nodig zijn om de website te leveren en te beveiligen, zoals het IP-adres, het tijdstip van het bezoek, de opgevraagde pagina en het gebruikte apparaat en browsertype. Deze gegevens worden gebruikt voor de werking, beveiliging en foutopsporing van de website.

3. Waarvoor wij gegevens gebruiken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en het opvolgen van aanvragen via het contactformulier, e-mail of telefoon
• Het plannen en voeren van een kennismakingsgesprek
• Het opstellen en versturen van offertes
• Het uitvoeren van de overeenkomst en het onderhouden van de samenwerking
• Het voeren van onze administratie en het versturen van facturen
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht
• Het beveiligen en verbeteren van onze website

Wij verkopen je gegevens niet aan derden en gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst — voor alles wat nodig is om onze dienstverlening te leveren en om op een aanvraag te reageren die vooruitloopt op een overeenkomst.
• Wettelijke verplichting — voor onder meer onze financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang — voor de beveiliging van onze website en voor het onderhouden van contact met bestaande relaties, waarbij wij jouw belang steeds afwegen tegen het onze.
• Toestemming — voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en voor het gebruik van beeldmateriaal waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Gegeven toestemming kun je op elk moment intrekken.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Aanvragen die niet tot een samenwerking leiden: tot twaalf maanden na het laatste contact
• Gegevens van klanten: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is
• Administratie en facturen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht
• Technische loggegevens van de website: doorgaans enkele maanden, afhankelijk van de instellingen van onze hostingpartij

6. Delen met anderen

Wij schakelen voor onze dienstverlening dienstverleners in die namens ons persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten, zodat jouw gegevens ook daar goed beschermd zijn. Het gaat onder meer om:

• Onze webhosting- en e-mailprovider
• De dienst waarmee het contactformulier wordt verzonden
• Software voor contentplanning, samenwerking en projectbeheer
• Het klantportaal waarin klanten hun planning en materiaal terugvinden
• Onze boekhoud- en factuursoftware en onze accountant

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij ervoor dat de doorgifte is gebaseerd op een passend beschermingsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de modelcontractbepalingen.

Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan toezichthouders of opsporingsinstanties.

7. Cookies

Deze website werkt zonder cookies die je gedrag volgen. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en gebruiken geen analysediensten die persoonsgegevens naar derden sturen.

Wel maakt de website gebruik van lettertypen die bij een externe partij worden opgehaald. Daarbij kan je IP-adres aan die partij bekend worden. Dit is noodzakelijk voor een correcte weergave van de website.

Wanneer wij in de toekomst analyse- of advertentiecookies gaan gebruiken, vragen wij daar vooraf jouw toestemming voor via een cookiemelding, en passen wij deze verklaring aan.

8. Social media en beeldmateriaal

Als onderdeel van onze dienstverlening maken wij foto- en videomateriaal bij onze klanten. Wanneer daarop personen herkenbaar in beeld zijn, maken wij vooraf afspraken over het gebruik daarvan. Personen die niet herkenbaar in beeld willen, kunnen dat aangeven; wij gebruiken dat materiaal dan niet.

Wanneer je ons volgt of met ons communiceert via social media, verwerken die platforms zelf ook gegevens over jou. Op dat gebruik is het privacybeleid van het betreffende platform van toepassing. Daar hebben wij geen invloed op.

Wij kunnen werk dat wij voor klanten hebben gemaakt tonen in ons portfolio, op onze website en op onze eigen kanalen. Daarbij openbaren wij geen vertrouwelijke informatie.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De website is beveiligd met een TLS-certificaat, accounts zijn waar mogelijk voorzien van tweestapsverificatie, en toegang tot gegevens is beperkt tot de personen die deze nodig hebben voor hun werk.

Heb je het vermoeden dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@identimedia.nl.

10. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie — je mag onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering — je mag vragen om je gegevens te wissen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
• Beperking — je mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen.
• Bezwaar — je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — je mag de gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken van toestemming — waar de verwerking op toestemming berust, mag je die op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een bericht naar info@identimedia.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen jezelf te identificeren.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — we lossen het graag samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met daarboven de datum van de laatste wijziging. Wij raden je aan deze pagina af en toe te raadplegen.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op:

• E-mail: info@identimedia.nl
• Telefoon: [TELEFOONNUMMER]
• Website: identimedia.nl/contact